ファイルの仕方も知らなかった

私がソニー子会社で総務(人事)の仕事をはじめましたが、当初、
創業二か月目であり上司の机の上は書類だらけでした。
書類の山のなかから、あれをもってこい、といわれても探すだけ
で大変な作業でした。
そのうえ、日ごとに上司の机の書類の山は高くなるばかりでした。

それでもなんとかやっていると、入社半年も過ぎたころでしょう
か、書類を整理するぞ、と一声。
これまで営業しかやっていない私は、書類の整理の仕方がわかり
ません。
上司に言われるままに、ファイルを注文し、ファイルが届けば、
背表紙をワープロで印刷して上司へ渡す日々。
いつの間にか上司の机の上の書類は片付きました。

今後、お前は種類がきたらファイルへ差し込んでいけと、指示さ
れました。
また、保管庫も書類別にきちんと整理整頓され一目で書類のあり
かがわかるようになっていました。

タバコばかりふかしているこの上司で大丈夫かと、思っていまし
が杞憂でした。
やはり基本ができている人は違います。
立ち上げ期、時間がなかったことで書類の整理が後回しなってい
ただけでした。

書類の整理の仕方など知らない私ができるようになったのは、こ
のようなプロセスからです。
その後、株式公開を目指す企業へ移りましたが、文書管理システ
ム、給与や勤怠管理システム、あるいはERPといったシステム
導入にかかわれたのは、この時期、マニュアルでファイル管理を
していたおかげです。

現在、大手企業などではペーパーレス化が進み、マニュアルのフ
ァイル管理など少なくなっていると思いますが、可能な範囲で基
本からやっておくことは重要です。

私自身、現在、電子帳簿保存法に基づくペーパーレス化をおこな
っていますが、マニュアルで作業していたときよりはるかに短時
間で経理処理ができます。
いわばデジタル保管庫にファイルをしまっているようなものです。
場所を取らず、動かず、簡単にアクセスできます。

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